améliorer son DSO

Comment améliorer son DSO ? Optimiser le recouvrement des créances mais pas que !

Améliorer son DSO, pourquoi faire ?

Le besoin en fonds de roulement (BFR) est le besoin en capitaux d’une entreprise qui correspond au décalage dans le temps entre les flux sortants de liquidité (paiement des achats) et les flux entrants (paiement des ventes). Il s’agit donc des capitaux nécessaires pour financer le cycle d’exploitation d’une entreprise. Le BFR peut s’exprimer en montant ou en nombre de jours.

Si il est calculé en nombre de jours (DWC : Days Working Capital) le BFR est alors le résultat de trois indicateurs:
• DSO (Days Sales Outstanding): nombre de jours avant de recevoir le paiement du client
• DIO (Days Inventories Outstanding): nombre de jours qu’un bien reste en stock
• DPO (Days Payable Outstanding): nombre de jours avant de payer ses fournisseurs

Dans cet article nous étudierons le DSO spécifiquement

Rôle et calcul du DSO

Le DSO indique le risque clients et permet de préciser l’efficacité du processus de recouvrement d’une entreprise et sa capacité à analyser et anticiper le risque clients.

L’écart entre le DSO théorique ou BPDSO (Best Possible DSO) – qui mesure le DSO dans l’hypothèse où tous les clients paient à la date d’échéance leurs factures – permet de mesurer l’amélioration possible.

Il existe 2 formes de calcul du DSO principalement, la méthode comptable et la méthode « count back » (ou « roll back » ou par épuisement du chiffre d’affaires ou d’apurement de l’encours).

Améliorer son DSO est indispensable car le poste clients affecte directement le BFR, or plus de 25% des PMEs font faillite à cause d’un manque de cash et de très nombreuses autres survivent mais sont freinées dans leur capacité d’innovation et de croissance faute de trésorerie adéquate. Ce manque d’innovation impacte alors directement leur capacité à se différencier de la concurrence et donc à se développer.

Améliorer son DSO – le rôle préventif du Credit Manager

Le Credit Manager pour améliorer son DSO a 2 missions préventives critiques: analyser la performance et anticiper le risque clients. Le tout en collaboration avec les différents services de l’entreprise dont la direction des ventes.

Analyse de la performance:

Le Credit Manager doit pouvoir analyser finement et surtout rapidement la performance de l’entreprise. Il doit avoir les ressources lui permettant de suivre en temps réel les encours clients, les ventes, l’évolution du DSO, la balance âgée ou l’impact des litiges sur le cash.

L’objectif pour le credit manager est d’être capable grâce à ses tableaux de bord d’identifier les zones de performance mais aussi et surtout les zones de sous performance. Le credit manager ne pourra définir le bon plan d’actions vers l’amélioration que si il peut identifier les raisons de l’écart avec  le BPDSO (Best Possible DSO ou DSO théorique). La zone d’amélioration est elle un segment de clients spécifique ? une filiale ? une zone géographique ? une agence ? Est elle plutôt liée à des retards de paiement ou à des impayés ?

Cette analyse et ces tableaux de bord pragmatiques lui permettront alors de mieux répandre la culture cash au sein de l’entreprise et de mieux collaborer avec la direction des ventes, par exemple dans la définition de la politique commerciale sur les délais de paiement ou la limite de crédit.

Cette analyse lui permettra aussi de mieux anticiper son risque clients et de mieux définir sa stratégie de couverture du risque.

Analyse du risque clients:

Le credit manager pour améliorer son DSO a besoin des outils nécessaires à la bonne compréhension de son risque clients. Pour cela il doit pouvoir facilement retrouver l’ensemble des informations clients en un seul endroit, dans un seul logiciel de credit management de façon simple et ergonomique.

Il doit aussi pouvoir bénéficier d’une analyse précise de l’évolution du comportement de paiement de chaque client au travers d’un scoring de ce comportement de paiement.

Aujourd’hui de nombreuses entreprises proposent des scorings  liés à la santé financière de l’entreprise principalement. Ces scorings sont essentiels mais les entreprises partagent de plus en plus le fait qu’une entreprise en bonne santé peut être un mauvais payeur et une entreprise en mauvaise santé un très bon payeur. Par ailleurs une entreprise peut être un très bon payeur pour un fournisseur et un très mauvais pour l’autre. Il est important de noter également l’impact des bilans confidentiels sur la capacité de ces entreprises à évaluer la santé financière d’une entreprise.

D’où la nécessité de pouvoir connaitre en temps réel l’évolution du comportement de paiement de votre client au regard de son histoire avec votre entreprise. Selon l’évolution du comportement de paiement de tel ou tel client vous pourrez automatiquement définir le meilleur scenario de relance et de recouvrement des créances.

Recouvrement de créances balance âgée

Améliorer son DSO – Les choix de couverture du risque du Credit Manager

Le credit manager peut choisir essentiellement 2 méthodes de couverture du risque :

L’assurance crédit

Grâce à l’assurance crédit, le credit manager peut déporter son risque d’impayés sur un tiers comme Atradius, Euler Hermes, la Coface ou d’autres.  Cette solution est extrêmement efficace à condition d’être pilotée de façon précise et efficace, de suivre l’évolution des limites de garantie, les délais contractuels de prévenance, etc.. Des outils existent permettant de simplifier ce pilotage. Ces outils agissent comme des assistants personnels digitaux pour simplifier la gestion de l’assurance crédit et notifier le credit manager des tâches essentielles (est ce que l’encours réel d’un de mes clients dépasse la limite de garantie par exemple)

L’affacturage

Grâce à l’affacturage l’entreprise peut être payée immédiatement d’une facture au lieu de devoir attendre la date d’échéance. De nombreuses formes d’affacturage existent entre affacturage classique full factoring, délégué, de la totalité du poste clients, d’une partie, à la facture, avec des modalités de cession différentes comme le ligne à ligne par exemple. Il est essentiel de bien prendre le temps d’analyser le type de contrat d’affacturage correspondant le mieux à son entreprise. D’un point de vue technique l’affacturage nécessitera des cessions de financement régulières et récurrentes qui pourront ou non être automatisées tout comme le lien technique au factor.

améliorer son DSO

Améliorer son DSO – Le Crédit Manager et l’optimisation du recouvrement des créances

Le credit manager après avoir analysé la performance du DSO et le risque clients, couvert son risque ou non par l’assurance crédit ou l’affacturage pourra se concentrer sur une source majeure de cash: les factures en attente de paiement. Le poste clients représente dans la plupart des entreprises près de 40% de l’actif de l’entreprise. Malheureusement le processus de recouvrement des créances est encore dans de très nombreuses entreprises géré de façon majoritairement manuel en particulier dans les PMEs. Les tâches sont répétitives et très consommatrices de temps et de ressources. Ces tâches peuvent parfaitement être éligibles à l’automatisation par le biais d’algorithmes de traitement. Le logiciel de relance automatique permet alors d’automatiser environ 80% des actions et focalise les employés sur les tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse de la performance, du risque clients et sur les tâches réellement essentielles et prioritaires du recouvrement. Un chargé de recouvrement aura toujours beaucoup plus d’impact sur l’amélioration du DSO en appelant les 5 dossiers critiques pour faire rentrer le cash qu’en réalisant 150 emails plus ou moins standards.

L’automatisation de ces tâches doit se faire de façon intelligente et personnalisée pour protéger la relation clients. La relance d’un grand compte doit être différente de la relance d’un petit client, une facture d’un montant très élevé d’un petit montant, un bon payeur d’un mauvais payeur, etc… Cette différenciation est un facteur clé de succès ainsi que la capacité à faire évoluer très facilement et en toute autonomie les courriers, emails ou scenarii de relance.

Cette automatisation doit aussi permettre une collaboration simple et efficace entre les services de l’entreprise (vente, adv, credit management, litiges, …) pour permettre une efficacité accrue du traitement des retards. On parle alors de workflow collaboratif.

Les entreprises ayant mis en place ce type d’approche voient en moyenne leur encaissement cash augmenter de plus de 25% et leurs tâches administratives baisser de plus de 50%. Les retards de paiement sont très souvent divisés par 2. Cela permet de générer une meilleure trésorerie, plus vite et à ressources constantes.

logiciel de relance automatique

Améliorer son DSO – Le Credit Manager et la gestion des litiges

Environ 35% des factures en retard de plus de 30 jours sont liées à un litiges. Or de nombreuses entreprises sont encore pénalisées par le manque de traçabilité des litiges ou par le manque d’outil leur permettant de collaborer efficacement sur un litige. La encore les solutions existent et il est essentiel pour une entreprise de pouvoir s’assurer de la bonne traçabilité et de la bonne collaboration autour de ces litiges.

3 bénéfices majeurs : l’accélération du traitement du litiges donc de la rentrée du cash, une meilleure satisfaction client et une meilleure collaboration en interne

logiciel de recouvrement

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