Automatiser la recouvrement avec Aston iTF, témoignage de Lorial

Automatiser la recouvrement avec Aston iTF, témoignage de Lorial

Avec le logiciel de recouvrement Aston iT Clients, LORIAL dispose d’une vision globale des encours et des relances clients. L’automatisation des tâches lui a permis d’améliorer son encours client. 

Lorial est une entreprise de nutrition animale sur le Grand Est de la France.  Créée en 2011, elle est en partenariat avec Cal/ Lorca et INVIVO. Cette entreprise fait plus de 75 millions d’euros de chiffre d’affaires.

Nicolas Weyland est responsable administratif et financier chez Lorial. Il a accepté des répondre à nos questions sur son utilisation du logiciel Aston iT Clients depuis 3 ans maintenant.

Pourquoi avoir choisi la plateforme de recouvrement Aston iTF ? La plateforme m’avait été présentée par le biais de l’un de mes actionnaires. Nous avions comme problématique la gestion des relances clients car ont avaient strictement rien du tout. Quand j’ai pris mon poste, l’encours quotidien était vraiment conséquent. Il nous fallait rapidement faire des relances. Comme l’un de nos actionnaires changeait son système et il avait entendu parler d’Aston, on a commencé à réfléchir à cette solution pour la mettre en place dans l’une des entités de la société mère et dans les autres structures.

Quels étaient vos objectifs principaux ? Fallait-il mettre en place cet outil de recouvrement afin d’améliorer la performance de Lorial ? C’était vraiment un encours clients avec aucun suivi. On avait très peu d’historique. Il fallait au plus vite suivre cet encours et surtout automatiser les relances. Les relances étaient faites unes par unes avec un fichier Excel ou word.

J’utilise plutôt l’extraction notamment au niveau des balances pour faire un suivi après de l’équipe en charge du recouvrement pour après relancer et voir avec elles les soldes qui ont augmenté et ceux qui sont anormaux. Il y a la possibilité d’avoir des courbes de suivi en courbes hebdomadaires également.

Vous faites des réunions où vous présentez ce type de support à vos équipes ? Comment ça se passe ? Il y a une personne qui est en charge du recouvrement. Je lui envoie l’e-mail avec l’état des sommes échues en faisant ressortir les plus gros impayés. A partir de ça on échange et fin de semaine on a un point sur les clients pour évoquer les difficultés.

Globalement êtes-vous satisfait de la solution de recouvrement et credit management ? Oui, il y a deux parties : La première partie relance client qui permet d’avoir des modèles tout de suite disponibles pour pouvoir relancer. Cela va vraiment permettre de débloquer la situation. Après il y a une partie plus collaborative avec les commerciaux qu’on a mis en place.

Quels seraient selon vous les points forts du logiciel de recouvrement? Le point fort pour nous est d’avoir automatiser tout ce qui est relance. La partie reporting est très pratique. Je retrouve rapidement les informations. Il y a aussi le côté collaboratif, plus rétrospectif que j’espère pousser dans les prochains mois.

Quels gains sont obtenus dans votre quotidien depuis l’utilisation de la plateforme Aston ?J’ai un encours échu à plus de 30 000 € que je vais regarder. On est parti d’1,2 millions d’euros vraiment au tout début quand on commençait à prendre en mains le recouvrement. Donc là il n’y avait vraiment rien d’automatisé. Aujourd’hui on est autour de 400 000 euros. Le fait de pouvoir émettre une lettre de relance a changé les choses. On a poussé certains à nous payer. Et après il y a le suivi, plus c’est automatisé, plus c’est rapide.

L’automatisation des tâches permet un gain de temps et nous permet de nous concentrer sur les précieux encours. On avait comme problème, des précieux encours qui trainaient. Le fait de pouvoir relancer rapidement, on voit très vite ceux qui laisse traîner les paiements et on peut tout de suite bloquer le compte et éviter d’avoir des encours qui grossissent trop. Donc là, on a vraiment mis un coup de frein dessus. C’est donc pour ça que l’encours a baissé. On avait un encours à plus de 150 jours, ce qui est très conséquent. Par exemple, sur 1,2 million d’euros, il y avait 800 000 d’euros à plus de 150 jours. On est maintenant à moins de 200 000. Soit une réduction de l’encours échu de 70%. 

A chiffre d’affaires presque comparable, on passe d’1,2 million d’euros à 400 000 euros.  

Au début il y avait très peu de recouvrement. On a commencé à mettre des barrières. Nous avons demandé aux commerciaux de suivre l’encours à plus de 30 jours. Maintenant nous commençons tout de suite à suivre l’encours, à envoyer s’il le faut des relances. Je pense que demain on essayera de mettre par exemple des relances par email aux clients avant même l’échéance. C’est un point fort qui me permet d’évoluer au fur et à mesure. On renforce au fur et à mesure la pression sur le poste clients. Par exemple, les intérêts de retards. Au début, nous n’avions pas de calcul vu qu’il se faisait automatiquement. Maintenant il est dans les relances.

Est-ce que ça vous a permis de détecter certains problèmes que vous n’avez pas vu avant l’utilisation d’Aston IT Clients ?  Indirectement oui, parce que quand la personne est en charge du recouvrement, elle a des remontées d’informations qui lui permettent de voir des anomalies sur les factures. Dès qu’il y a une anomalie, la facture n’est pas payée. Ne serait-ce que des conditions de vente qui apparaissent sur des factures qui étaient impayées.

Comment s’est déroulée l’installation du logiciel ? L’installation est assez rapide en mise en place. Le service du recouvrement a vu tout de suite un gain. Désormais, ma collègue du recouvrement va tout de suite sur Aston IT Clients car les relances sont automatisées.

Recommanderiez-vous la plateforme Aston ? Oui, je me suis rendu à des formations sur Paris avec d’autres DAF. Je n’hésite pas à parler de la solution Aston oui.  Cela est pratique et rapide pour gérer ses encours clients.